Кадровые документы работодателя — трудовой договор, допсоглашение, уведомления

Трудовой договор с работником (в том числе для ИП), дополнительное соглашение, уведомления о сокращении, изменении условий, окончании срочного договора и начале отпуска, договор о материальной ответственности.

• Акт об отказе дать объясненияЕсли через два рабочих дня после требования работник не дал письменного объяснения, работодатель составляет акт (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). После этого взыскание можно применить и без объяснения — непредставление объяснения этому не препятствует (ч. 2 ст. 193 ТК РФ).
• Акт об отсутствии на рабочем местеАкт об отсутствии на рабочем месте составляют в день отсутствия, указывая точное время, и подписывают два-три сотрудника. Прогул — это отсутствие без уважительных причин весь рабочий день или более четырёх часов подряд (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ); акт — главное доказательство такого отсутствия.
• Договор о полной индивидуальной материальной ответственностиДоговор о полной индивидуальной материальной ответственности заключают с работником, который непосредственно обслуживает или использует денежные, товарные ценности или иное имущество и занимает должность (выполняет работу) из перечня. С 01.09.2025 действует типовая форма из приложения № 3 к приказу Минтруда России от 16.04.2025 № 251н.
• Докладная запискаДокладная записка — внутренний документ, которым сотрудник сообщает руководителю о факте, требующем решения: нарушении дисциплины, сорванном сроке, проблеме в работе. Формы в законе нет; важно указать конкретные даты и факты и подписать записку.
• Дополнительное соглашение к трудовому договоруУсловия трудового договора меняют письменным соглашением работника и работодателя (ст. 72 ТК РФ). Дополнительное соглашение фиксирует, какое условие и с какой даты меняется; остальные условия договора остаются прежними.
• Приказ о дисциплинарном взысканииЗа дисциплинарный проступок работодатель может объявить замечание, выговор или уволить по соответствующему основанию (ст. 192 ТК РФ). До приказа у работника запрашивают письменное объяснение; взыскание применяют не позднее месяца со дня обнаружения проступка, а с приказом знакомят под подпись в течение трёх рабочих дней (ст. 193 ТК РФ).
• Приказ о переводе работникаПеревод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, кроме случаев из ст. 72.2 ТК РФ (ст. 72.1 ТК РФ). Сначала стороны подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору, затем работодатель издаёт приказ о переводе и знакомит с ним работника под подпись.
• Приказ о предоставлении отпускаОтпуск оформляют приказом работодателя по графику отпусков или по заявлению работника. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ); отпускные выплачивают не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).
• Приказ о премированииПремию выплачивают по приказу работодателя на основании положения об оплате труда или о премировании (ст. 135, 191 ТК РФ). В приказе указывают, за что премия, кому и в каком размере; с приказом знакомят работников под подпись. Премия облагается НДФЛ и страховыми взносами как обычная зарплата.
• Приказ о приёме на работуС 22 ноября 2021 года приказ о приёме на работу не является обязательным документом — основанием трудовых отношений выступает трудовой договор (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Работодатель вправе издать приказ для внутреннего кадрового учёта; его содержание должно строго соответствовать договору.
• Приказ о совмещении должностейДополнительную работу в течение рабочего дня — совмещение, расширение зоны обслуживания, исполнение обязанностей временно отсутствующего — поручают только с письменного согласия работника и за доплату (ст. 60.2, 151 ТК РФ). Срок, объём работы и размер доплаты устанавливают по соглашению сторон.
• Приказ об увольненииПрекращение трудового договора оформляется приказом работодателя — в отличие от приказа о приёме, он обязателен (ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ). Работника знакомят с приказом под подпись, а в день увольнения выдают трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности и производят полный расчёт.
• Справка с места работыСправку о работе работодатель обязан выдать по письменному заявлению работника не позднее трёх рабочих дней и бесплатно (ст. 62 ТК РФ). Единой формы нет: справку оформляют на бланке или с реквизитами организации, с датой, номером и подписью руководителя, а сведения о зарплате — с подписью бухгалтера.
• Трудовой договор с работникомТрудовой договор — соглашение работодателя и работника по Трудовому кодексу: работник лично выполняет трудовую функцию и подчиняется правилам распорядка, работодатель платит зарплату не реже раза в полмесяца, предоставляет отпуск и платит страховые взносы. Его заключают в письменной форме в двух экземплярах.
• Трудовой договор ИП с работникомИндивидуальный предприниматель нанимает работников по трудовому договору, как и организация. В договоре ИП указывает ФИО, ИНН, ОГРНИП и данные паспорта; печать не обязательна. Договор составляют в двух экземплярах.
• Трудовой договор по совместительствуСовместительство — регулярная работа по второму трудовому договору в свободное от основной работы время. Продолжительность — не больше четырёх часов в день, оплата — пропорционально отработанному времени (ст. 282, 284, 285 ТК РФ).
• Уведомление о начале отпускаО времени начала отпуска по графику работника извещают под подпись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
• Требование о предоставлении письменного объясненияПрежде чем применить дисциплинарное взыскание, работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Работнику дают два рабочих дня; требование вручают под подпись, чтобы потом можно было доказать соблюдение порядка.
• Уведомление о прекращении срочного трудового договораО прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока работника предупреждают в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения (ч. 1 ст. 79 ТК РФ). Исключение — договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.
• Уведомление о сокращении численности или штатаО предстоящем увольнении по сокращению работодатель предупреждает работника персонально и под подпись не менее чем за два месяца (ст. 180 ТК РФ) и предлагает ему имеющиеся вакансии (ч. 3 ст. 81 ТК РФ).
• Уведомление об изменении условий трудового договораЕсли из-за изменения организационных или технологических условий труда прежние условия договора сохранить нельзя, работодатель может изменить их без согласия работника, но обязан письменно уведомить его не позднее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ). Трудовая функция при этом не меняется.